Este servicio desmaterializa los documentos convirtiéndolos en herramientas digitales. Mediante este proceso, se escanea y se extrae automáticamente información relevante de cualquier documento. Es decir, se identifican símbolos o caracteres  y así convierte al archivo en una serie de datos con los que podemos interactuar (editar, seleccionar, copiar, compartir).

Sin dudas, este desarrollo genera gran valor para las compañías ya que les otorga la posibilidad de acceder más fácilmente a la información y compararla u ordenarla según las necesidades del momento.

Esto es algo que debe tenerse bien en claro al encarar un proceso de pasaje de documentos en papel a formato digital. La digitalización inteligente no es sinónimo de escaneo. Porque lo interesante no es guardar una “foto” de la documentación, sino generar una verdadera “base de datos” que permita un manejo de la documentación.

Ya no se trata de acumular datos, sino de disponer información. Un formato inteligente de carga de datos permite trabajos posteriores de data mining, a partir del cruzamiento de variables contenidas en la documentación. Y así, pasamos de los datos al conocimiento.

Por otra parte, el almacenamiento en la nube permite ingresar a la información desde distintos lugares y  compartirla, propiciando el trabajo colaborativo. Además, se puede personalizar el acceso determinando quién puede entrar a cada documento. De esta forma también se garantiza la seguridad y confidencialidad.

La información es uno de los recursos más valiosos del siglo XXI, y en la mayoría de las empresas se encuentra dispersa o desordenada. El desafío se encuentra, entonces, en mejorar el almacenamiento de datos y, consecuentemente, la productividad.