La provincia es la segunda en el país en avanzar en este sentido. Esta implementación permite mayor control y transparencia en el mercado laboral, y para las empresas representa una optimización de tiempo y costos.
Recientemente se puso en vigencia una resolución que moderniza la forma de presentación de los Libros de Sueldo, que ahora deberá hacerse íntegramente online. De esta forma, a partir de (fecha) los sistemas manuales de libros, hojas móviles y microfichas, son reemplazados por la presentación electrónica de la información. Esto convierte a Entre Ríos en la segunda provincia del país en sumarse a esta modernización.
A partir de este cambio, la información requerida por la legislación se enviará mediante un archivo electrónico que deberá estar firmado digitalmente, para lo cual el representante legal o apoderado del empleador tendrá que contar con un certificado de firma digital.
La firma digital es una herramienta tecnológica que le otorga a un documento electrónico la misma validez jurídica que a uno rubricado de puño y letra. En los instrumentos generados por medios electrónicos, el requisito de la firma queda satisfecho si se utiliza una firma digital que asegure indubitablemente la autoría e integridad del instrumento.
Si bien, como toda nueva instrumentación, el cambio demandará un tiempo de aprendizaje, sus beneficios para las empresas son muy concretos. Principalmente, colabora con la eficiencia, al disminuir los tiempos de trabajo destinados a procesos que ya han quedado obsoletos, como el trasladar los libros de sueldos, o el tener que firmarlos uno por uno.
Por otra parte, ahorra los costos de insumos como papel y toner (reduciendo así su impacto ambiental) y elimina la necesidad de espacio físico para el almacenamiento. Y al trabajarse en formato digital, se facilita además el rápido acceso a los datos en caso de que sea necesario y se garantiza su adecuada conservación.
La llegada de la despapelización a los libros de sueldo es un paso más en el camino de la evolución hacia formatos digitales. El manejo digital de la información permite no solo optimizar tiempo y recursos, sino también, darle un mejor uso a la información y fomentar la transparencia.
Escribe: Fernando Rivera, Gerente de Servicios de RR.HH. de Gestión Compartida.
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