En la era de la despapelización, la digitalización de documentos ganó protagonismo tanto en empresas privadas como organismos públicos.
Cecilia Aquino, experta en Digitalización, nos cuenta las 10 principales ventajas de una organización que digitaliza sus documentos son
- Espacio:Pilas y pilas de papeles vs. un simple medio de almacenamiento.
- Facilidad de acceso: No es necesario revisar caja tras caja de papeles, todos los documentos se encuentran a un clic de distancia.
- Rapidez: Lo que llevaba 10 minutos ahora puede realizarlo en 1.
- Reducción de costos: Una vez digitalizada la información, el envío y la consulta de la misma no tiene ningún costo adicional.
- Facilidad de distribución: Puede enviar la información que desee a través de e-mail o de su propia página web.
- Seguridad: Es usted quien decide las autorizaciones para acceder a los distintos tipos de documentación y es mucho más simple controlar el acceso a los documentos.
- Conservación de la información: La calidad del documento no se deteriora con el paso del tiempo y se evita la pérdida voluntaria o involuntaria de información
- Innovación: Se trata de una nueva herramienta de trabajo para optimizar recursos.
- Conexión: Comparta datos con varias personas que se encuentran en lugares diferentes en tiempo real. En caso de mudanza de oficina sólo se desplazan unos cuantos discos en lugar de cajas y cajas de papeles.
- Calidad: Dinamiza los procesos creando un flujo de trabajo más veloz.
La prioridad siempre es la preservación de los documentos.